Ta-Da-Listen

Vielleicht kennen Sie das auch: Sie haben den ganzen Tag gearbeitet und abends wissen Sie gar nicht, was Sie überhaupt gemacht haben; Sie sind unzufrieden und fragen sich wo die ganze Zeit geblieben ist.
Das ist ein Phänomen, das viele Menschen kennen. Wobei ich dazu einschränkend sagen muss, dass es dabei eine „gute“ und eine „schlechte“ Variante gibt. In der „guten Variante“ ist das oft eine Nebenerscheinung des „Flows“. Das heißt, Sie waren den ganzen Tag über so in Ihre Arbeit vertieft, dass Sie Raum und Zeit vergessen haben. Das kennen Sie vielleicht von Kindern, die beim Spielen wirklich in einer anderen Welt sind und dabei alles um sich herum vergessen.
Bei der negativen Variante ist es oft so, dass Menschen einfach zu viel um die Ohren haben. Das heißt, es geht oft gar nicht unbedingt um den eigentlichen „Stress“, in vielen Fällen scheint es wirklich die Menge der Eindrücke und Herausforderungen zu sein, welche diese Menschen verarbeiten müssen. Wenn eine Aufgabe erledigt werden muss, gleichzeitig aber ständig Kollegen stören, Kunden anrufen oder Ähnliches, dann speichert unser Gehirn einfach nicht mehr was wir gemacht haben. Die Betroffenen sind abends erschöpft, haben aber nur wenig „spontane Erinnerung“ an das was sie getan haben. Oft resultiert das dann in Unzufriedenheit und gerade, wenn wichtige Aufgaben liegen geblieben sind, dann kommen auch schnell noch ungute Gedanken dazu wie „Ich kann doch nichts“, „Ich bin zu langsam“ oder Ähnliches.
Eine sehr gute Möglichkeit um solche Situationen zu entschärfen sind Ta-Da-Listen. Von einer To-do-Liste haben Sie sicher schon gehört. Auf einer To-do-Liste notieren Sie alles was zu tun ist. Auf einer Ta-da-Liste notieren Sie alles, was Sie getan haben.
Oft hört man, dass eine Ta-Da-Liste einfach nur eine To-do-Liste ist auf der die erledigten Punkte durchgestrichen sind. Aber das stimmt so nicht, eine Ta-Da-Liste ist viel mehr.

Warum eine erledigte To-do-Liste keine Ta-Da-Liste ist

Auf einer To-do-Liste für einen Tag notiert man idealerweise alles, was an einem Tag erledigt werden soll. Und eigentlich wäre es ja logisch, dass sich daraus die Ta-Da-Liste ergibt. Allerdings wird man nie seinen kompletten Tag verplanen, weil ja zwischendurch noch Anrufe kommen oder andere Dinge spontan erledigt werden müssen. Das heißt, Sie werden nur 60% oder 70% Ihrer Zeit verplanen. Aber in der restlichen Zeit erledigen Sie ja auch Dinge, die dann unter Umständen nicht wahrgenommen werden.
Hinzu kommt, dass viele Menschen ihre To-do-Listen  mit Software verwalten, was ja auch sinnvoll ist. Viele Anwendungen blenden die erledigten Aufgaben aber aus. Die Tatsache, dass man das Erledigte nicht sieht verstärkt den Eindruck, dass man nichts geschafft hat dann oft noch.

Wie schreibe ich eine Ta-Da-Liste?

Aus meiner Sicht gibt es zwei Möglichkeiten eine Ta-Da-Liste zu erstellen. Die erste Variante ist, sich eine halbe Stunde vor Feierabend hinzusetzen und ganz in Ruhe darüber nachzudenken, was Sie den ganzen Tag geschafft haben. Zwar wird Ihnen spontan nicht viel einfallen, aber wenn Sie ein wenig darüber nachdenken, dann wird die Liste immer länger. Diese Vorgehensweise hat dann auch den Vorteil, dass Sie den Tag abschließen und beruhigt in den Feierabend gehen können.
Die zweite Möglichkeit – und Achtung, die erfordert Disziplin – ist, dass Sie während des Arbeitstages immer mitschreiben, was Sie gerade erledigt haben. Aber wie gesagt, das erfordert Disziplin, weil Sie die restlichen Aufgaben immer ein wenig zurückstellen müssen, bis Ihre Notiz fertig ist. Ein großer Vorteil dabei ist aber, dass Sie beim Erstellen des Eintrags immer aus dem Stress herauskommen und durchatmen können.

Was notiere ich überhaupt?

Nun habe ich die ganze Zeit geschrieben, dass Sie einfach das notieren, was Sie gemacht haben. Das ist von der grundsätzlichen Idee her auch richtig. Aber eine Ta-Da-Liste sollte umfangreicher sein. Stellen Sie sich folgenden Fall vor. Sie sollen 10 Fotokopien machen und gehen zum Kopierer. Zuerst gibt es einen Papierstau und dann ist das Papier leer. Da natürlich niemand Papier bereitgestellt hat müssen Sie erst ins Lager gehen und neues Papier holen. Das legen Sie dann ein und wollen endlich Ihre Kopien machen. Logischerweise ist gerade dann der Toner alle und Sie müssen wieder ins Lager.
Wenn Sie dann nur notieren “Kopien gemacht“, fragen Sie sich am Ende des Tages immer noch, wo die Zeit geblieben ist. Damit Sie den Aufwand richtig einschätzen können, wäre es dann noch hilfreich zumindest die Stichworte „Stau, Papier und Toner“ zu notieren.
Diese Vorgehensweise hat auch den Vorteil, dass Sie damit schnell „Fehler im System“ finden. Wenn Sie also beispielsweise feststellen, dass Sie nicht dazu kommen Ihre Aufgaben zu erledigen, weil Kollegen Sie immer mit Fragen löchern oder ständig Kunden anrufen, dann ist das System fehlerhaft und es muss ein anderer Prozess (Ruhezeiten, Empfangsdame, Callcenter…) implementiert werden, damit Sie wieder in Ruhe arbeiten können….